Im Rahmen der digitalen Transformation beschloss die Europäische Union die Einführung der E-Rechnung. Diese ist Teil der ViDA(=VAT in the Digital Age)-Initiative der EU-Kommission zur wirksameren Eindämmung des Umsatzsteuerbetrugs in den Mitgliedsstaaten.
Konkret bedeutet dies, dass alle Unternehmer ab dem 01.01.2025
E-Rechnungen empfangen, aber auch rechtssicher aufbewahren müssen. Handeln Sie daher bereits jetzt!
Die E-Rechnungspflicht betrifft alle Unternehmen, die B2B-Geschäfte in Deutschland tätigen. Das bedeutet, dass ab dem 1. Januar 2025 die Fähigkeit bestehen muss, alle Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format empfangen zu können.
Bisher akzeptierte Formate wie PDF oder Word-Dokumente gelten ab 2025 nicht mehr als elektronische Rechnungen und werden als „sonstige Rechnungen“ klassifiziert. Als elektronische Rechnung gelten dann nur noch Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD.
Aber auch als Unternehmer mit ausschließlich Privatkunden oder als Kleinunternehmer sollten Sie dringend prüfen, ob ab 2025 der Empfang der E-Rechnung ermöglicht werden kann, weil Lieferanten ab diesem Zeitpunkt E-Rechnungen versenden können. Ziel ist es, Prozesse zu optimieren, die Fehlerquote zu senken und den Umsatzsteuerbetrug zu bekämpfen.
Für den grundsätzlichen Empfang einer E-Rechnung reicht eine reguläre E-Mail Adresse. Um diese allerdings visuell auslesen zu können, wird spezielle Software benötigt. Zudem sind einige weitere Schritte vorzunehmen, um eine sichere Umstellung auf den Umgang mit E-Rechnungen zu gewährleisten:
Sie müssen sicherstellen, dass Ihre Rechnungsstellungssoftware die neuen Anforderungen unterstützt und im Rahmen dessen überprüfen, ob Formate wie ZUGFeRD oder XRechnung verwendet werden können.
Zudem sollten Sie sicherstellen, dass ihre Mitarbeiter über die neuen Anforderungen informiert sind, und dementsprechend handeln können.
Auch müssen dafür sorgen, dass alle relevanten Daten in einem maschinenlesbaren Format vorliegen, was insbesondere die Stammdaten Ihrer Kunden und Lieferanten betrifft.
Abschließend müssen Sie in Zukunft dokumentieren, wie Sie rechtskonform die elektronischen Rechnung speichern. Dies darf in Zukunft nur rein elektronisch erfolgen, die Aufbewahrung als Ausdruck ist nicht mehr gestattet.
Antworten zu den Fragen finden Sie in unserem kurzen Video.
Bis zum 31. Dezember 2026 dürfen Unternehmen unter bestimmten Bedingungen weiterhin Papierrechnungen oder nicht konforme elektronische Rechnungen verwenden. Kleinunternehmen mit einem Jahresumsatz von weniger als 800.000 Euro dürfen dies sogar bis Ende 2027. Ab dem 1. Januar 2028 müssen alle Unternehmen ausschließlich elektronische Rechnungen nach den definierten Standards ausstellen.
Sollten Sie Fragen haben oder Unterstützung benötigen, ist unser E-Rechnung.Team gerne für Sie da.
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Wir werden uns schnellstmöglich mit Ihnen in Verbindung setzen.
Sollten Sie weitere Informationen benötigen, stehen wir Ihnen vom E-Rechnung.Team gerne auch via Videocall über Teams, telefonisch oder in unserer Bonner Kanzlei auch persönlich zur Verfügung.
