Die Wirtschafts-Identifikationsnummer kommt! – Wir informieren!

Als Unternehmer müssen Sie handeln

Im Rahmen der digitalen Transformation beschloss die Europäische Union die Einführung der E-Rechnung. Diese ist Teil der ViDA(=VAT in the Digital Age)-Initiative der EU-Kommission zur wirksameren Eindämmung des Umsatzsteuerbetrugs in den Mitgliedsstaaten.

Konkret bedeutet dies, dass alle Unternehmer ab dem 01.01.2025
E-Rechnungen empfangen, aber auch rechtssicher aufbewahren müssen. Handeln Sie daher bereits jetzt!

Vergabe startet im November 2024:
Einführung der Wirtschafts-Identifikationsnummer

Das Bundesfinanzministerium (BMF) hat am 28.06.2024 den Entwurf einer Verordnung zur Vergabe steuerlicher Wirtschafts-Identifikationsnummern (Wirtschafts-Identifikationsnummerverordnung – WIdV) veröffentlicht. Diese Verordnung regelt die Zuteilung der Wirtschafts-Identifikationsnummern (W-IdNr.) an Unternehmen aller Rechtsformen in Deutschland.

Die Vergabe der W-IdNr. basiert auf § 139c Abgabenordnung und erfolgt auf Anforderung der zuständigen Finanzbehörde durch das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt). Mit der Einführung der W-IdNr. soll eine eindeutige Identifizierung im Besteuerungsverfahren sichergestellt und die Kommunikation zwischen den wirtschaftlich Tätigen und den Behörden vereinfacht werden. Zudem wird die W-IdNr. perspektivisch als bundeseinheitliche Wirtschaftsnummer gemäß dem Unternehmensbasisdatenregistergesetz dienen.

Die initiale Vergabe der W-IdNr. soll zum 01.11.2024 beginnen und in mehreren Stufen bis 2026 abgeschlossen werden. Die Nummer besteht aus den Buchstaben „DE“ gefolgt von neun Ziffern und übernimmt die Aufgaben der bisherigen Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.). Wirtschaftlich Tätige, die bereits über eine USt-IdNr. verfügen, sollen diese ab dem 30.09.2024 auch als W-IdNr. verwenden können. Wirtschaftlich Tätigen ohne USt-IdNr., aber mit umsatzsteuerlicher Erfassung (bzw. Befreiung als Kleinunternehmer) wird das BZSt eine W-IdNr. zuweisen und elektronisch mitteilen – vorausgesetzt, sie haben ein ELSTER-Benutzerkonto. Alle anderen wirtschaftlich Tätigen erhalten ihre W-IdNr. zu einem späteren Zeitpunkt.

Der Verordnungsentwurf regelt zudem Einzelheiten zur W-IdNr. wie den Zeitpunkt der Einführung, Richtlinien zur Vergabe und Fristen zur Löschung der W-IdNr. Die Bundesregierung wird die Verordnung beschließen, nachdem der Bundesrat zugestimmt hat. Diese Zustimmung wird für den 27.09.2024 erwartet.

Was bedeutet die Neuregelung für Sie?

Für den grundsätzlichen Empfang einer E-Rechnung reicht eine reguläre E-Mail Adresse. Um diese allerdings visuell auslesen zu können, wird spezielle Software benötigt. Zudem sind einige weitere Schritte vorzunehmen, um eine sichere Umstellung auf den Umgang mit E-Rechnungen zu gewährleisten:

Sie müssen sicherstellen, dass Ihre Rechnungsstellungssoftware die neuen Anforderungen unterstützt und im Rahmen dessen überprüfen, ob Formate wie ZUGFeRD oder XRechnung verwendet werden können.

Zudem sollten Sie sicherstellen, dass ihre Mitarbeiter über die neuen Anforderungen informiert sind, und dementsprechend handeln können.

Auch müssen dafür sorgen, dass alle relevanten Daten in einem maschinenlesbaren Format vorliegen, was insbesondere die Stammdaten Ihrer Kunden und Lieferanten betrifft.

Abschließend müssen Sie in Zukunft dokumentieren, wie Sie rechtskonform die elektronischen Rechnung speichern. Dies darf in Zukunft nur rein elektronisch erfolgen, die Aufbewahrung als Ausdruck ist nicht mehr gestattet.

Übergangsregelungen

Bis zum 31. Dezember 2026 dürfen Unternehmen unter bestimmten Bedingungen weiterhin Papierrechnungen oder nicht konforme elektronische Rechnungen verwenden. Kleinunternehmen mit einem Jahresumsatz von weniger als 800.000 Euro dürfen dies sogar bis Ende 2027. Ab dem 1. Januar 2028 müssen alle Unternehmen ausschließlich elektronische Rechnungen nach den definierten Standards ausstellen​​.

Sollten Sie Fragen haben oder Unterstützung benötigen, ist unser E-Rechnung.Team gerne für Sie da.

Ihre Ansprechpartner

Sollten Sie weitere Informationen – auch zur Wirtschafts-Identifikationsnummer benötigen, stehen wir Ihnen vom E-Rechnung.Team gerne auch via Videocall über Teams, telefonisch oder in unserer Bonner Kanzlei auch persönlich zur Verfügung.

Hier geht’s zur Online-Termin-Buchung!

Welche Nummern gibt’s?

  • Steuer-Identifikationsnummer (IdNr)
    Zweck: Eindeutige Identifizierung einer natürlichen Person
    Infos zur IdNr
  • Steuernummer (St.-Nr.)
    Zweck: Identifizierung bei Verwaltungsvorgängen innerhalb eines Finanzamts.
    Infos zur St.-Nr.
  • Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr)
    Zweck: Dokumentation der Unternehmereigenschaft im EU-Binnenverkehr
    Infos zur USt-IdNr.
  • Wirtschafts-Identifikationsnummer (W-IdNr)
    Seit 11/2024 neu eingeführt. Entspricht wesentlich der USt-IDNr, erweitert um ein 5-stelliges Unterscheidungsmerkmal